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Método PDCA

O conceito do ciclo PDCA remete ao famoso administrador que o popularizou: Willian E. Deming. Mas, na verdade, o conceito do Ciclo PDCA surgiu na década de 30, idealizado pelo americano Walter Andrew Shewhart. Deming foi responsável por sua ampla divulgação ao levá-lo para o Japão e aplicar na indústria local.

Definição de PDCA
São as iniciais em inglês das palavras:
Plan, Do, Check, Act

Em português, temos:
Planejar, Fazer, Verificar, Agir

Como o próprio nome diz, trata-se de um ciclo. Portanto, a melhoria se torna contínua a cada vez que o ciclo é ativado e retorna ao seu início.

Conceito do ciclo PDCA

A base desta ferramenta está na repetição. Ela é aplicada sucessivamente nos processos para que se busque a melhoria de forma continuada. Neste contexto, o planejamento, a padronização e a documentação são práticas importantes, assim como medições precisas.

Outros fatores abordados pelo ciclo PDCA são os talentos e habilidades dos profissionais envolvidos.

Mas como podemos definir de forma resumida e didática o que é o ciclo PDCA? Aqui vai:

Significado de PDCA:
PDCA é uma sigla que dá nome a uma ferramenta usada na gestão da qualidade dos processos. Seu foco é a solução de problemas seguindo as quatro fases indicadas pelas letras (Plan, Do, Check e Act = Planejar, Fazer, Verificar e Agir). Por ser uma ferramenta de uso cíclico, ela também promove a melhoria contínua dos processos.

Veja também: 3 ferramentas para Gestão da Qualidade e Processos

As 4 etapas do Ciclo PDCA
Ciclo PDCA conceito

Plan
Planejar em português. É a etapa em que se analisam os problemas que querem ser resolvidos, seguindo a seguinte ordem:

Definição dos problemas
Definição de objetivos
Escolha dos métodos
Se questionar 5 vezes porque o problema ocorreu, sempre tornando sua resposta mais completa.
Aqui, o conceito de PDCA já começa a se mostrar: a repetição estruturada e organizada em busca de soluções.

Neste ponto podemos utilizar vários métodos para conhecer a causa raiz, como por exemplo o Método do 5 Porquê

Do
Fazer. É hora de por a mão na massa, executando-se o que foi determinado no passo anterior:

Treinar o método
Executar
Realizar eventuais mudanças
Não procurar a perfeição, mas o que pode ser feito de forma prática
Medir e registrar os resultados
É interessante notar que nesta fase do modelo PDCA, apesar de ser chamada de DO (fazer), não se começa realmente fazendo algo que vai resolver o problema, mas capacitando as pessoas que terão que atuar, que arregaçar as mangas e colocar as coisas em prática.

Sem o devido treinamento, a execução do ciclo PDCA certamente ficará comprometida.

Outro ponto importante na fase DO (fazer) do processo PDCA é não procurar a perfeição, mas aquilo que pode ser conseguido de forma prática. Como todo bom estatístico, Deming sabia que ao se chegar a um determinado nível de excelência, ir além dele na busca da perfeição poderia sair mais caro do que eventuais pequenos problemas.

Por isso, fique atento e não exagere na busca de uma qualidade inatingível. Defina padrões que possam ser alcançados e meça se a variação está de acordo com os limites aceiráveis.

Check
Esta é uma das etapas mais importantes que definem o conceito do PDCA num ciclo. Depois de checar, vamos procurar agir de forma melhorada:

Verificar se o padrão esta sendo obedecido
Verificar o que está funcionando e o que está dando errado
Perguntar por quê?, a cada passo (novamente, se um problema é detectado, recorre-se aos 5 porquês)
Com as respostas, treinar o método definido
O diagrama de Ishikawa pode auxiliar no modelo PDCA?
Na verdade, da mesma forma que os 5 porquês, o diagrama de Ishikawa, também conhecido como espinha de peixe, pode tanto ajudar na fase de planejamento, ao se descobrir o problema, quanto na fase de checagem.

Act
Hora de agir com mais assertividade.

As coisas estão conforme programado? Continuar assim!
Na verdade existem inconformidades? Então agir para corrigir e prevenir os erros!
Melhorar o sistema de trabalho
Repetir as soluções que se mostraram adequadas
Ao final da quarta fase, o conceito de PDCA recomenda o reinício do ciclo para se buscar uma melhoria continuada e ininterrupta.

Quando o método foi definido e começa a ser aplicado, as medições debem ser ainda mais intensas, em busca de erros e desvios. Se forem encontradas inconformidades, o processo PDCA se reinicia, em busca da melhoria contínua do processo.

Cuidados ao aplicar o método PDCA
Só passe para a fase FAZER depois de ter se dedicado exaustivamente a fase PLANEJAR
Caso perceba que na fase AGIR esta havendo um excesso de repetições e tentativas, retorna a fase PLANEJAR
Evite um curto circuito no ciclo, pulando fases ou não se dedicando tempo suficiente aos questionamentos e busca dos porquês.

PDCA um conceito simples, mas que exige dedicação.

Muitos se iludem ao aplicar o PDCA acreditando que é uma ferramenta que não exige trabalho dedicado e minucioso. Dentro os erros mais comuns podemos destacar:
Falta de fundamentação ao responder aos 5 porquês
Análise de cenários incompleta
Treinamento ineficiente
Registros incompletos
Medições imprecisas
Padronização pouco detalhada