Prioridade

Sabe quando você sente que mesmo que tivesse 30 horas não conseguiria fazer tudo que está na sua agenda? Pois é, pode ter certeza que você não é o único e tem muita gente no mesmo barco. O problema seu, meu e de muita gente é que pecamos na priorização.

Como você já deve ter percebido, priorizar não é uma tarefa fácil, principalmente porque você precisará definir se determinada atividade é urgente ou importante, e existe uma diferença muito significativa aí (falamos sobre isso no decorrer deste post). Nessa busca por priorização, nos fazemos algumas perguntas:

Como estabelecer prioridades no trabalho?
Como priorizar projetos?
Quais critérios de seleção de projetos devo utilizar?
Como priorizar atividades?

Para responder a essas perguntas vamos nos basear em algumas ferramentas para definição de prioridades no trabalho.

Apresentaremos algumas Matrizes de Prioridade (Metodologia GUT, RICE, Urgência x Importância, Custo x Benefício, Esforço x Impacto) para priorização do projetos e processos.

Mas primeiro, vamos entender diferenças entre projetos e processos.

Um projeto tem um resultado ou objetivo a ser atingido e termina quando esse resultado ou objetivo é alcançado.
Isso significa que um projeto tem início, meio e fim, e define um escopo e os recursos;
Um processo é uma atividade contínua.

Um projeto trata da implementação de uma mudança ou sobre a criação de algo novo;
Um processo busca criar valor executando repetidamente uma tarefa.

Um projeto é único, ou seja, ao invés de ser uma operação de rotina como um processo, é um conjunto específico de operações projetadas para atingir uma meta única.

Uma empresa é feita de projetos e processos. Com isso, o ideal é você analisar suas operações internas e se perguntar: isso é um projeto ou é um processo? Para te ajudar, vou dar um exemplo: atividades de contratação de funcionários são um processo que deve ser bem estruturado. Esse processo é um grupo de atividades que envolve a divulgação de vagas, seleção de currículos, entrevistas e fechamento das cláusulas contratuais. Então, toda vez que abrir uma vaga no quadro interno da empresa, o profissional do RH só precisa seguir esse passo a passo já estipulado. Já um projeto é algo específico, com início, meio e fim, que pode acontecer apenas uma única vez, como por exemplo a implantação de um Software de RH. Ambos precisam de recursos humanos e financeiros e devem estar planejados em um Orçamento Empresarial.

Além disso, projetos e processos possuem custos e despesas que devem ser levados em consideração. Podem existir vários projetos e processos por empresa, mas é importante destacar que só existe um único orçamento empresarial. Portanto, mais uma vez, é preciso trabalhar com a priorização de projetos e processos.

O que são Matrizes de Priorização?

A ferramenta para definição de prioridades no trabalho é conhecida como Matriz de Priorização de Projetos ou Matriz de Priorização de Processos. Basicamente, uma matriz de priorização é uma ferramenta que fornece uma maneira de classificar um conjunto diversificado de itens em uma ordem de importância.

Matrizes são extremamente úteis para classificar projetos com base em critérios determinados como urgente ou importante. Isso permite que um departamento veja com clareza quais projetos devem ser focados primeiro e quais, se houver, podem ser colocados em espera ou descontinuados.

Como estabelecer prioridades no trabalhoMatrizes de Priorização são extremamente úteis, especialmente porque suportam a tomada de decisão estruturada das seguintes maneiras:

Auxiliando na priorização de problemas complexos ou pouco claros;
Fornecendo um método rápido e fácil, mas consistente, para avaliar as opções;
Quantificando a decisão com classificações numéricas.
Como veremos, as matrizes são adaptáveis para muitas necessidades de definição de prioridades (projetos, atividades, processos, serviços, etc.). Neste artigo, serão apresentadas as matrizes:

Matriz GUT
RICE
BASICO
Custo x Benefício
Urgência x Importância
Esforço x Impacto

Matriz GUT

A Metodologia GUT classifica cada problema de acordo com a Gravidade, Urgência e Tendência (e assim temos a sigla GUT), sendo que:

Gravidade (G): trata do impacto do problema a ser resolvido.
Urgência (U): é o prazo, ou o tempo disponível para a definição do problema. O recomendado é fazer a pergunta: Isso pode esperar?
Tendência (T): trata da probabilidade (ou do potencial) que o problema tem de crescer com o passar do tempo se o projeto ou processo não for executado. Aqui é feita uma previsão da evolução do problema. A pergunta a ser feita é: Se eu não resolver isso hoje, o problema vai piorar aos poucos ou bruscamente?
A definição da Gravidade, Urgência e Tendência baseia-se em nota de 1 a 5, sendo que:

Com a análise desses três fatores (Gravidade, Urgência e Tendência) a Matriz GUT consegue ser uma ferramenta muito importante e de grande ajuda para priorização da solução de problemas (por isso também é chamada de Matriz de Priorização). Apesar de ser bem simples de utilizá-la, sua eficácia faz com que tomadas de decisão sejam mais precisas.

A Matriz GUT também é utilizada no Planejamento Estratégico, uma vez que auxilia na definição das ações que precisarão ser realizadas para garantir o atingimento das metas. Como controller, você sabe o quanto isso é importante, principalmente porque o atingimento das metas estratégicas significa que o orçamento empresarial também está sendo cumprido, já que deve existir um alinhamento entre estratégia e planejamento orçamentário.

Matriz RICE

Outra ferramenta para priorização é a Matriz RICE, acrônimo para Reach (Alcance), Impact (Impacto), Confidence (Confiança) e Effort (Esforço):

Alcance: quantas pessoas serão impactadas?

Impacto: até que ponto cada pessoa será impactada?
Impacto Massivo: 3x
Grande Impacto: 2
Médio: 1x
Baixo: 0,5x
Impacto Mínimo:0,25x

Confiança: quão confiantes estamos sobre os resultados?
Alta confiança: 100%
Confiança média: 80%
Baixa confiança: 50%
Mínima confiança: 20% ou menos

Esforço: quanto tempo, esforço e complexidade será necessário?

Em português, a RICE também é conhecida por RACE, e é muito utilizada para priorização de projetos, pois mede o impacto de cada tarefa no todo. Para isso, ela trabalha com base em pontuações.

Para obter a pontuação RICE deve-se multiplicar Reach, Impact e Confidence e dividir o resultado por Effort. Assim, a fórmula é: R * I * C / E

O resultado ajudará você a ver quais itens terão uma prioridade mais alta e quais devem ser deixados no backlog para mais tarde.

Matriz BASICO

A BASICO é muito utilizada para tomada de decisão de priorização de projetos e processos. Ela possui seis critérios:

Benefícios para a Organização (B);
Abrangência dos Resultados (A);
Satisfação do Cliente interno (S);
Investimento Requerido (I);
Cliente Externo Satisfeito (C);
Operacionalidade Simples (O).
Cada critério recebe uma pontuação de 1 a 5 (sendo que 1 é o pior cenário e 5 o melhor). O resultado é obtido com a soma de cada critério. Assim, na hora de comparar dois ou mais projetos e processos, você saberá qual priorizar: aquele com a maior nota.

Matriz Custo x Benefício

O entendimento desta matriz de priorização é simples: quanto custará (custo) e qual o resultado o processo ou projeto terá?

Observando o modelo acima de Matriz Custo x Benefício, tenha em mente que:

Vermelho: ações indesejáveis (alto custo e piores benefícios);
Amarelo: opção intermediária de alto custo com bons benefícios;
Verde: opção intermediária de baixo custo e piores benefícios;
Azul: melhores opções, ou seja, projetos ou processos que trazem os melhores resultados e mais baixos custos.
Matriz de Urgência x Importância
Para saber se algo é urgente ou importante é preciso entender a diferença entre urgente e importante, concorda? Basicamente, urgente tem a ver com tempo e importância com o impacto.

A fim de definir se uma atividade, processo ou projeto deve ser priorizado, a Matriz Urgência x Importância é bastante simples:

Matriz Urgência X Importância

Para trabalhar com a Matriz de Urgência x Importância deve-se considerar (conforme imagem acima) que a nota 1 possui mais prioridade e a 4 tem priorização mais baixa. Assim, para definir prioridades, faça as perguntas.

O problema precisa de resolução imediata? Em caso afirmativo, trata-se de algo urgente e importante (aja agora!).
O problema é relevante, mas não necessita de uma resolução imediata? Em caso afirmativo, a tomada de ação é importante, mas não urgente.
O problema não é relevante, mas precisa de uma resolução imediata? Se sim, estamos falando de algo urgente, mas não importante.
O problema não é relevante e não precisa de ação imediata? Se esse for o caso, trata-se de algo sem importância e que não requer urgência.

Matriz Esforço X Impacto

A Matriz Esforço x Impacto é bem parecida com a Urgência x Importância, a diferença é que neste caso a ordenação ocorre conforme o esforço gasto em cada ação e o impacto que essa ação representa no projeto ou objetivo trabalhado.

Para esta matriz deve-se fazer um levantamento das tarefas a serem executadas e, em seguida, distribuí-las considerando a energia ou esforço despendido (horizontalmente) e o resultado ou impacto representado (verticalmente) para cada ação. Observe a figura:

As ações do Quadrante I impactam um maior resultado e exigem menos esforço. Portanto, são mais produtivas.
As ações do Quadrante II trazem resultados importantes, mas são difíceis de serem executadas.
As ações do Quadrante III exigem pouco esforço, mas também possuem resultados de baixo impacto. Para tarefas neste quadrante a dica é se perguntar se tal ação é realmente necessária. Essas atividades são boas para aqueles momentos em que estamos com menos energia ou que temos um tempo entre uma tarefa e outra.
As ações do Quadrante IV não são nada atrativas, pois exigem muito esforço e rendem pouco resultado.

Concluindo

Saber como estabelecer prioridades no trabalho é uma preocupação natural de todos nós, afinal, temos que fazer malabarismos para dar conta de tudo. O mesmo acontece na hora de trabalhar com priorização de projetos ou processos, já que em tempos de mão de obra reduzida e cortes de gastos é preciso avaliar bem os impactos e a importância de cada ação.

Neste artigo vimos algumas Matrizes de Priorização como GUT, RICE, BASICO, Custo x Benefício, Urgência x Importância e Esforço x Impacto.

Para uma primeira avaliação de prioridade, comece definindo se tal processo ou projeto é urgente ou importante.

Para aqueles que forem ambos, é interessante medir o Esforço e o Impacto e o Custo e Benefício para, em seguida, seguir com a priorização por meio da Metodologia GUT, Matriz RICE ou BASICO.

E após definir o projeto a ser priorizado, que tal elaborar um plano de ação para definir prazos e responsabilidades?

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