Método 5W2H

Na Gestão Empresarial, temos vários termos, metodologias e ferramentas que quase todo mundo já ouviu falar em algum momento, mas que, na verdade, não conhece seus conceitos ou aplicações práticas.

Um desses termos é metodologia 5W2H. Uma ferramenta 5W2H é tão simples e prática que pode ser útil em inúmeros momentos e áreas de sua empresa. Um exemplo é o uso desde o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional até o planejamento e acompanhamento de pequenos projetos ou mesmo atividades rotineiras.

O que é 5W2H

Um método para reduzir incertezas, ganhar produtividade e montar um plano de ação

O termo pode parecer complicado à primeira vista, mas é muito simples e o que é melhor, muito lógico! A ferramenta 5W2H nada mais é do que um checklist de atividades, prazos e responsabilidades que devem ser desenvolvidas com o máximo de clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto ou até mesmo em processos dentro da empresa.

A sigla é formada pelas iniciais, em inglês, das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade.

São elas:

Os 5W:

What (o que será feito?)
Why (por que será feito?)
Where (onde será feito?)
When (quando será feito?)
Who (por quem será feito?)

Os 2H:

How (como será feito?)
How much(quanto vai custar?)


Ou seja, a metodologia 5W2H é formada pelas respostas para essas sete perguntas essenciais de qualquer planejamento, seja de um projeto ou de uma área inteira.

Com essas respostas em mãos, você terá um mapa de atividades que vai ajudar a tornar a execução muito mais clara e efetiva, como vamos explicar!

Como fazer 5W2H na prática

Como você já deve ter percebido, esta é uma ferramenta extremamente útil e flexível. Com inúmeras possibilidades, você pode e deve usá-la para tornar mais palpável o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional.

Ou seja, traduzindo os objetivos e metas em planos de ações e iniciativas, ou mesmo para o dia a dia da empresa, utilizando a ferramenta para definir os responsáveis, datas e recursos para projetos e atividades menores.

Nesse momento, ainda não são necessários softwares, equipamentos e nenhum outro grande investimento. Para começar a utilizar a ferramenta 5W2H em sua empresa você pode utilizar um quadro branco ou uma planilha eletrônica.

Ou, ainda, qualquer outro instrumento de sua preferência, pois tudo que você precisa é de um meio para colocar as sete colunas (5W e os 2H) e comunicar sua equipe sobre o que precisa ser feito.

A imagem abaixo é um exemplo prático do 5W2H:

Porque utilizar a ferramenta 5W2H em sua empresa

Por ser uma ferramenta de uso simples, trazendo bastante objetividade para a execução da ação, a Matriz 5W2H costuma ser utilizada em áreas de gestão diversas, como por exemplo: Gestão de Projetos, Gestão de Riscos, Gestão Orçamentária, Elaboração de Planos de Negócio, Elaboração do Planejamento Estratégico, etc.

Para uma empresa que busca crescer de forma saudável e acelerada, sem perder o controle das finanças, ou seja, por meio de um bom processo de Planejamento e Orçamento, a utilização da metodologia 5W2H auxilia a trazer praticidade e organização ao processo de tomada de decisão.

E pode acreditar, esta tão simples metodologia ajuda muito na execução e sobretudo no controle das tarefas da sua empresa. Isso pode significar uma tremenda economia de tempo e recursos, deixando de lado dúvidas e discussões em relação a execução dos planos e ganhando em seu lugar muito mais produtividade.

Isso porque tudo fica muito mais claro e a atribuição de atividades de cada colaborador será imediatamente beneficiada. Ou seja: os envolvidos em um projeto específico saberão exatamente o que fazer, quando, onde, de que forma, etc.

E o resultado, além da economia de que já falamos, é a criação de uma Cultura Organizacional de colaboração, gerando a sinergia que pode ser um importante diferencial estratégico para qualquer negócio.

Os planos de ações são fundamentais para colocar em prática os objetivos e metas estabelecidos no processo de Planejamento Estratégico e Orçamentário.

Isso porque pode ser é um elo importante entre os gestores que não compreendem muito sobre Orçamento Empresarial e a área financeira da empresa.

Um coordenador de Marketing ou de TI, por exemplo, que não tem muita familiaridade com os números, pode iniciar seu planejamento com mais clareza por meio da matriz de 5W2H. E, depois, evoluir esse plano para o Orçamento do setor, com o auxílio do financeiro ou controller, claro.

Sobre Marcio Martins Moreira

Nascido em 1971, São Paulo, conclui o curso de Bacharelado em Ciências Contábeis durante meus trabalhos numa Multinacional da área textil, onde trabalhava como Analista de Sistemas e Métodos. Conclui o curso de pós-graduado em Análise de Sistemas pela FECAP/SP e, profissionalmente, desenvolvi muitos trabalhos na área de O&M, Planejamento e Tecnologia em Empresas Multi-nacionais, buscando sempre soluções na área corporativa centrada em pessoas. Faixa Preta em Artes Marciais (Kung-fu), tinha como outros hobbies a música, o xadrez e a filatelia. Em 1996, tive a honra de desposar a mais especial das mulheres, minha amada esposa Luzia Contim. E com toda esta história, no ano 2000 iniciou-se a grande mudança profissional em minha vida (coincidindo com o fim do milênio?), aumentando o interesse em filosofia e no estudo da estrutura do pensamento do Ser Humano. Nesta mesma época, a iniciação em diversas filosofias, incluindo o Reiki (hoje Mestre-Orientador pela Reiki Association International) e o estudo da Maçonaria, transformaram minha vida. Na Maçonaria, tive a honra e o privilégio de presidir 04 Lojas, ocupando praticamente todos os cargos possíveis, atingindo o mais alto grau do REAA (33o Grau) e presidindo o mais Alto Corpo Filosófico. Os estudos em Programação Neuro-Linguistica e Hipnose Ericksoniana, juntamente com minha formação em Psicanálise deram suporte à minha carreira de palestrante. E entre tantas novidades, Oratória e Teatro foram fundamentais para a melhoria na apresentação e na comunicabilidade. Hoje, master/trainer em PNL, escritor, psicanalista e professor de hipnose, dirijo o Instituto Mentes Mudando o Mundo, mantenho atendimentos de coaching individual utilizando os recursos adquiridos com psicanálise, hipnose e principalmente PNL. Quanto à carreira literária, estou em meu terceiro livro, expondo os temas que desenvolvo nos eventos como treinador e palestrante, tendo entre os temas, Desenvolvimento Pessoal, Motivação e Autoconhecimento, onde milhares de pessoas já participaram e que agora fazem parte da minha maravilhosa rede de amigos.

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