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Método dos 5 porquê

O método 5 porquê é uma das mais simples e efetivas metodologias usadas para se chegar a causa primeira de um problema. Amplamente usado na indústria e em empresas de serviços, é uma ferramenta muito ligada à gestão da qualidade total e à melhoria contínua.

O segredo do método 5 porquê está exatamente em sua praticidade e efetividade. O que deve ser feito ao se deparar com um problema ou inconformidade é se perguntar porque aquilo ocorreu e, em seguida, se perguntar de novo em relação a resposta dada e assim por diante até se chegar ao quinto porquê.

Criado pelo famoso engenheiro Taiichi Ohno, considerado um dos principais responsáveis pela criação da Metodologia Toyota de Produção, o método 5 porquê tem um objetivo claro: determinar a causa raiz de um problema.

Os porquês do método 5 porquê

Vamos começar com a definição de causa raiz: É a causa primeira, aquela que, lá atrás, deu origem ao problema. Com essa sequência de 5 perguntas procurando o porquê de algo, Ohno conseguiu que as pessoas fugissem de um comportamento muito comum e difícil de erradicar no ser humano: confundir a causa de um problema com uma característica dele ou um sintoma.

Por exemplo: Digamos que você vai usar seu carro pela manhã e ao tentar dar a partida descobre que o carro está com defeito, ele não liga. Ao se perguntar por qual motivo ele não liga, descobre que a bateria está descarrega. Chega então a conclusão de que o carro está com defeito porque a bateria está descarregada.

Mas não! Na verdade, o fato da bateria estar descarregada não é a causa do defeito, é parte dele! É preciso descobrir porque a bateria descarregou. E assim sucessivamente até se chegar a causa raiz. A bateria pode estar descarregada porque você esqueceu os faróis ligados ao chegar em casa na noite anterior, ou por um defeito de fabricação da bateria, ou algo mais difícil de detectar, como um erro no software do carro ou mesmo devido a um curto circuito leve, causado por algum fio que está entrando em contato com outro.

Imagine que você simplesmente troque a bateria e, no dia seguinte, o carro não funcione novamente. Se você tivesse continuado a sequência de perguntas até o quinto porquê, talvez tivesse descoberto que a bateria descarregou, vamos dizer, pelo defeito no software do carro, então teria levado ao mecânico, que teria se perguntado porque o software estava com defeito e o reinstalado corretamente.

Em seguida, ele deveria reportar à fábrica, que descobriria se aquele software específico instalado no seu carro estava programado erroneamente (e porque passou despercebido pelo controle de qualidade) ou se na verdade todos os softwares instalados vão apresentar este mesmo defeito mais cedo ou mais tarde e é preciso fazer um recall nos automóveis desta fábrica.

Caramba! Como foi longe está história do método 5 porquês!

Outro exemplo, um pouco mais “doméstico”:

Imagine que em sua casa, a luz não está acendendo em determinado cômodo.

Você pode ser perguntar: Por que a luz não acende? A resposta é obvia, deve estar queimada.

Você verifica a lâmpada e descobre que realmente está queimada, mas por que a lâmpada queimou?

Ao verificar a caixa de luz, descobre que o disjuntor referente aquele cômodo está “desarmado”. Você conclui que quando isso aconteceu, mesmo assim a lâmpada queimou antes dele desarmar.

Você poderia simplesmente religá-lo, mas se pergunta: Por que o disjuntor foi desarmado?

Normalmente isso acontece quando a uma oscilação de energia, além da capacidade do disjuntor.

Mas por que houve essa sobrecarga de energia?

Você volta ao cômodo e nota que há vários aparelhos ligados em uma mesma tomada, por meio de um adaptador, o que gerou uma sobrecarga naquele circuito.

Mas por que colocaram tantos aparelhos na mesma tomada?

Por fim, você descobre que uma outra tomada daquele cômodo, antes usada para ligar um dos parelhos à rede elétrica está bloqueada por uma mudança no layout da mobília.

Se no início dessa conversa alguém dissesse que a luz do cômodo não ascendia porque mudaram um móvel de lugar, você consideraria uma resposta adequada? Possivelmente não, por isso os método dos 5 porquês é tão usado.

Veja a sequência de “porquês” usados até se descobrir a verdadeira causa do problema que se queria resolver:

Por que a luz não acende?
Por que a lâmpada queimou?
Por que o disjuntor foi desarmado?
Por que houve essa sobrecarga de energia?
Porque colocaram tantos aparelhos na mesma tomada?

Por que 5 porquês?

Essa é uma boa pergunta. Por que não 4 ou 6? Na verdade, depois de usar o método muitas vezes, Ohno chegou à conclusão que 5 era o número médio de vezes em que era suficiente para se chegar a causa raiz do problema. Podem ser necessários, às vezes, 4 porquês e, em outros casos, mais deles. Mas o ideal é chegar a 5.

Apesar de antiga, a metodologia dos 5 porquê pode trazer respostas importantes durante o redesenho de processos e início das soluções de problemas.

Método PDCA

O conceito do ciclo PDCA remete ao famoso administrador que o popularizou: Willian E. Deming. Mas, na verdade, o conceito do Ciclo PDCA surgiu na década de 30, idealizado pelo americano Walter Andrew Shewhart. Deming foi responsável por sua ampla divulgação ao levá-lo para o Japão e aplicar na indústria local.

Definição de PDCA
São as iniciais em inglês das palavras:
Plan, Do, Check, Act

Em português, temos:
Planejar, Fazer, Verificar, Agir

Como o próprio nome diz, trata-se de um ciclo. Portanto, a melhoria se torna contínua a cada vez que o ciclo é ativado e retorna ao seu início.

Conceito do ciclo PDCA

A base desta ferramenta está na repetição. Ela é aplicada sucessivamente nos processos para que se busque a melhoria de forma continuada. Neste contexto, o planejamento, a padronização e a documentação são práticas importantes, assim como medições precisas.

Outros fatores abordados pelo ciclo PDCA são os talentos e habilidades dos profissionais envolvidos.

Mas como podemos definir de forma resumida e didática o que é o ciclo PDCA? Aqui vai:

Significado de PDCA:
PDCA é uma sigla que dá nome a uma ferramenta usada na gestão da qualidade dos processos. Seu foco é a solução de problemas seguindo as quatro fases indicadas pelas letras (Plan, Do, Check e Act = Planejar, Fazer, Verificar e Agir). Por ser uma ferramenta de uso cíclico, ela também promove a melhoria contínua dos processos.

Veja também: 3 ferramentas para Gestão da Qualidade e Processos

As 4 etapas do Ciclo PDCA
Ciclo PDCA conceito

Plan
Planejar em português. É a etapa em que se analisam os problemas que querem ser resolvidos, seguindo a seguinte ordem:

Definição dos problemas
Definição de objetivos
Escolha dos métodos
Se questionar 5 vezes porque o problema ocorreu, sempre tornando sua resposta mais completa.
Aqui, o conceito de PDCA já começa a se mostrar: a repetição estruturada e organizada em busca de soluções.

Neste ponto podemos utilizar vários métodos para conhecer a causa raiz, como por exemplo o Método do 5 Porquê

Do
Fazer. É hora de por a mão na massa, executando-se o que foi determinado no passo anterior:

Treinar o método
Executar
Realizar eventuais mudanças
Não procurar a perfeição, mas o que pode ser feito de forma prática
Medir e registrar os resultados
É interessante notar que nesta fase do modelo PDCA, apesar de ser chamada de DO (fazer), não se começa realmente fazendo algo que vai resolver o problema, mas capacitando as pessoas que terão que atuar, que arregaçar as mangas e colocar as coisas em prática.

Sem o devido treinamento, a execução do ciclo PDCA certamente ficará comprometida.

Outro ponto importante na fase DO (fazer) do processo PDCA é não procurar a perfeição, mas aquilo que pode ser conseguido de forma prática. Como todo bom estatístico, Deming sabia que ao se chegar a um determinado nível de excelência, ir além dele na busca da perfeição poderia sair mais caro do que eventuais pequenos problemas.

Por isso, fique atento e não exagere na busca de uma qualidade inatingível. Defina padrões que possam ser alcançados e meça se a variação está de acordo com os limites aceiráveis.

Check
Esta é uma das etapas mais importantes que definem o conceito do PDCA num ciclo. Depois de checar, vamos procurar agir de forma melhorada:

Verificar se o padrão esta sendo obedecido
Verificar o que está funcionando e o que está dando errado
Perguntar por quê?, a cada passo (novamente, se um problema é detectado, recorre-se aos 5 porquês)
Com as respostas, treinar o método definido
O diagrama de Ishikawa pode auxiliar no modelo PDCA?
Na verdade, da mesma forma que os 5 porquês, o diagrama de Ishikawa, também conhecido como espinha de peixe, pode tanto ajudar na fase de planejamento, ao se descobrir o problema, quanto na fase de checagem.

Act
Hora de agir com mais assertividade.

As coisas estão conforme programado? Continuar assim!
Na verdade existem inconformidades? Então agir para corrigir e prevenir os erros!
Melhorar o sistema de trabalho
Repetir as soluções que se mostraram adequadas
Ao final da quarta fase, o conceito de PDCA recomenda o reinício do ciclo para se buscar uma melhoria continuada e ininterrupta.

Quando o método foi definido e começa a ser aplicado, as medições debem ser ainda mais intensas, em busca de erros e desvios. Se forem encontradas inconformidades, o processo PDCA se reinicia, em busca da melhoria contínua do processo.

Cuidados ao aplicar o método PDCA
Só passe para a fase FAZER depois de ter se dedicado exaustivamente a fase PLANEJAR
Caso perceba que na fase AGIR esta havendo um excesso de repetições e tentativas, retorna a fase PLANEJAR
Evite um curto circuito no ciclo, pulando fases ou não se dedicando tempo suficiente aos questionamentos e busca dos porquês.

PDCA um conceito simples, mas que exige dedicação.

Muitos se iludem ao aplicar o PDCA acreditando que é uma ferramenta que não exige trabalho dedicado e minucioso. Dentro os erros mais comuns podemos destacar:
Falta de fundamentação ao responder aos 5 porquês
Análise de cenários incompleta
Treinamento ineficiente
Registros incompletos
Medições imprecisas
Padronização pouco detalhada

Agressividade

Agressividade é um grito de Socorro da Alma.

A Agressividade é da natureza humana e necessária para a autoproteção e conservação da espécie, porque possibilita nos posicionarmos nas situações e alcançar nossos objetivos.

Ela está relacionada à ação.

Todos os seres humanos e também os animais, trazem consigo um impulso agressivo.

A agressividade é um comportamento emocional que faz parte da afetividade de todas as pessoas, então, é natural.

Porém, a agressividade ANORMAL, fora dos limites, desmedida ou sem motivo (de proteção/autopreservação) pode ser sinal de doença.

A agressividade patológica pode demonstrar que o indivíduo busca soluções para as Dores da Alma.

Entender onde começa a agressividade doentia é fundamental para evitar danos irreversíveis, para os agredidos e para os agressores. Cuide-se!

O Tempo e as Jabuticabas

Contei meus anos e descobri que terei menos tempo para viver daqui para frente do que já vivi até agora.

Tenho mais passado do que futuro…

Sinto-me como aquele menino que ganhou uma bacia de jabuticabas…

As primeiras, ele chupou displicente… mas percebendo que faltam poucas, rói o caroço…

Já não tenho tempo para lidar com mediocridades…

Não quero estar em reuniões onde desfilam egos inflados.

Inquieto-me com invejosos tentando destruir quem eles admiram, cobiçando seus lugares, talentos e sorte.

Já não tenho tempo para conversas intermináveis…

Já não tenho tempo para administrar melindres de pessoas que, apesar da idade cronológica, são imaturas…

Detesto fazer acareação de desafetos que brigaram pelo majestoso cargo de secretário geral do coral…

As pessoas não debatem conteúdos… apenas os rótulos…

Meu tempo tornou-se escasso para debater rótulos… quero a essência… minha alma tem pressa…

Sem muitas jabuticabas na bacia, quero viver ao lado de gente humana, muito humana;
que sabe rir de seus tropeços…
não se encanta com triunfos…
não se considera eleita antes da hora…
não foge de sua mortalidade..

Caminhar perto de coisas e pessoas de verdade…

O essencial faz a vida valer a pena…

e para mim basta o essencial…

Texto de Rubem Alves, psicanalista, educador, teólogo e escritor brasileiro, é autor de livros religiosos, educacionais, existenciais e infantis.